ScoutFlow Academy — El club, ordenado

El club
ordenado

Cuotas, licencias federativas, documentación del staff, inscripciones y seguimiento de cada jugador. Lo que hoy vive en cinco hojas de Excel y tres grupos de WhatsApp, en un solo sitio.

Datos alojados en la Unión Europea.
Preparado para LOPIVI y protección de datos de menores.
Sin permanencia ni coste de puesta en marcha.

Un club no se cae por falta de talento

Perseguir cuotas

Alguien cruza el extracto del banco con un Excel y manda recordatorios de uno en uno. Ese alguien acaba quemado.

Papeles que no aparecen

El DNI de un chaval, el seguro, el certificado del entrenador. Se descubre que falta el día que hace falta.

Todo en una cabeza

El club funciona porque una persona se acuerda de las cosas. El día que esa persona lo deja, empieza otra vez de cero.

Ocho cosas que no hace ningún otro

Software de gestión deportiva hay mucho. Esto es lo que encontrarás aquí y no en los demás, porque nace de un club de formación y no de un catálogo de funcionalidades.

01 — Protección del menor

El certificado que nadie sabe guardar

Cada temporada, todo el que trabaja con menores necesita el certificado de delitos de naturaleza sexual, voluntarios incluidos. ScoutFlow te dice quién no lo tiene y se lo reclama. Y hace lo más importante: no guarda el documento. Es un dato penal. El club anota que se ha comprobado, quién y cuándo. Guardarlo sería crearte un problema, no resolverlo.

02 — Carga de entrenamiento

Quince horas a los doce años

Preguntas a la familia cuánto deporte hace fuera del club y la app suma. Si un chaval pasa de tantas horas semanales como años tiene, salta el aviso: es el umbral que marcan las sociedades de medicina deportiva por riesgo de lesión y abandono. Nadie más te dice lo que tu jugador hace cuando no está contigo.

03 — Crecimiento y edad relativa

El que es bueno y el que solo es mayor

Con la estatura de los padres estima hasta dónde va a crecer. Y avisa de quién es de los más jóvenes de su año — el sesgo por el que las canteras se llenan de nacidos en enero. Sirve para no descartar al que madura tarde, que es de lo que se trata.

04 — La caja de verdad

Aprobar no es pagar

Un gasto aprobado sigue en tu cuenta hasta que sale. Aquí el saldo es lo cobrado de verdad menos lo pagado de verdad, nunca contra el presupuesto. Y el mes a mes enseña lo que un presupuesto anual esconde: que puedes cuadrar la temporada y quedarte sin dinero en febrero.

05 — Jugadores de fuera

Visado de estudios, paso a paso

Diecinueve documentos, quién aporta cada uno, su fecha límite y cuáles necesitan Apostilla de La Haya — porque un papel entregado sin ese sello no vale y el consulado lo devuelve. Si traes jugadores de fuera, esto solo ya paga la suscripción.

06 — Consentimientos

Bien pedidos, o no valen

En la inscripción, cada autorización se contesta sí o no, y queda firmada con nombre y fecha. La de imagen se puede contestar que no y aun así completar la inscripción: si la condicionas, ese consentimiento deja de ser libre y no vale. Es un error muy común y sale caro.

07 — Vídeo

La IA mira el partido, y dice lo que no ve

Pegas el enlace del partido y le pides lo que quieras buscar —«sigue al 4», «los bloqueos directos»—. La IA mira el vídeo de verdad y te propone los momentos, con su minuto. Tú eliges cuáles valen y quedan en la ficha del jugador. Y lo que más importa: no te da números. Ni valoraciones sobre 100 ni estadísticas de posesión, porque desde la grada y a dos fotogramas por segundo serían inventadas. Cuando no distingue un dorsal, lo dice. Sobre un chaval de quince años, eso no es un detalle.

08 — Si ya usas Nacsport

No repitas el trabajo hecho

Si tu entrenador ya etiqueta los partidos en Nacsport, Hudl Instat o Sportscode, no le pedimos que lo vuelva a hacer aquí: exporta el XML y cada etiqueta entra como un corte, con su minuto y su jugador. Emparejas sus categorías con las tuyas una vez y la próxima vez es un clic. No competimos con esas herramientas: son buenas etiquetando. Lo que no hacen es que ese trabajo llegue a la ficha del chaval, al resto del cuerpo técnico y a la temporada siguiente.

El producto

El club, de septiembre a junio

Septiembre

Se acabó el papel de inscripción

La familia lo rellena una vez, en cinco pasos, y la ficha nace completa. Nadie vuelve a teclear lo que ya está escrito.

Datos del jugador, familia, salud y equipación
Autorizaciones firmadas con nombre y fecha
Sale directamente lista para federar
Aviso automático si el jugador es menor de 14

Inscripción · paso 4 de 5

Nerea I. · 2013

Tratamiento de datosImprescindible para inscribirSí

Uso de imagenSe puede decir que noNo

Desplazamientos y salidasSí

Atención sanitaria urgenteSí

Firma: Marta Ruiz · madre21/08/2026

Federación

Listo para federar, antes de entrar

Te dice quién está completo y a quién le falta algo antes de que abras la intranet de la federación. Lo que cuesta tiempo no es teclear: es empezar una ficha y descubrir a mitad que falta el DNI.

Ocho comprobaciones por jugador
Agrupado: si a diez les falta el DNI, es una gestión, no diez
La fecha completa, no vale solo el año
También los entrenadores, que se olvidan siempre

Licencias 26/27

Cadete A

11 de 14 listosFaltan tres fichas

DNI o pasaporteMartín, Lucía, Diego3

Fecha de nacimiento completaDiego1

Licencia del entrenadorCaducada 25/26Renovar

Reclamar a las familiasCopiar datos →

Dinero

Cuánto hay, no cuánto debería haber

Un número grande arriba y la cuenta debajo en cristiano. Si hay que explicar de dónde sale el saldo, la pantalla está mal hecha.

Aprobado y pagado son cosas distintas
Quién debe, desde cuándo y cuánto
Mes a mes, con los meses en rojo marcados
Presupuesto por partidas, con lo real automático

Economía · temporada

actualizado hoy

Dinero en la caja hoy

4.120 €

3.200 €con lo que empezaste + 920 €cobrado de verdad − 0 €pagado de verdad

Sep3.620 €

Dic1.980 €

Feb−525 €

Abr1.240 €

En febrero te quedarías en −525 €Ver presupuesto

Papeles

Solo lo que falta

La pantalla de documentos no repite lo que ya tienes: enseña únicamente lo que falta, y sirve para pedirlo. Cada familia recibe lo suyo y solo lo suyo, nunca una lista con los nombres de los demás.

Plantillas por situación, incluida la de visado
Marca lo que necesita Apostilla de La Haya
Recordatorio individual con un botón
Habilitación del staff, temporada a temporada

Documentos · lo que falta

7 jugadores · 6 del staff

Pablo I. AndrésPasaporte · Certificado de notas · ApostillaVencido

Lucía FernándezSeguro médico7 días

Nuria PalauCertificado de delitos · no se sube a la appSin habilitar

Javier SanzDelegado voluntario · también le aplicaSin habilitar

Avisar a cada uno de lo suyo4 pendientes

Cancha

Cómo va el jugador, con método

La valoración no es un número que alguien teclea: sale de las evaluaciones, con pesos conocidos, y dice de cuántos apartados se ha calculado. Un 80 con tres notas no es un 80 con veinte.

Escala de 0 a 10 con cada tramo descrito
Siempre comparado con su categoría y su año
Trayectoria por temporadas, no por rangos vagos
Vídeos por enlace: YouTube, Vimeo o Drive

Martín Ríos · 2009 · Alero

Scout Score

80/100

15 de 22 apartados evaluados

Técnicapeso 40%

Físicapeso 25%

Mentalpeso 35%

Talla estimada de adulto: 1,92 m ±3No lo ve la familia

Familias

Las familias dejan de preguntar

Cada familia entra y ve a su hijo: lo que debe, lo que tiene que entregar, los informes que el club ha publicado a propósito y los avisos. Nada de los demás.

Portal pensado para el móvil
Documentos con la cámara, sin escáner
Entrevistas con fecha, y su historial
Los informes solo se ven si el club los publica

Portal de la familia

Martín Ríos

Cuota de noviembreVence el 12Pendiente

Seguro médicoSúbelo con la cámaraFalta

Entrevista con el clubViernes 21, 17:00 · PabellónConfirmada

Informe del primer trimestrePublicado

Solo ve a su hijoNotificación del club

Vídeo

El partido, minutado

Pegas el enlace de YouTube y marcas las jugadas que importan mientras lo ves. Cada corte queda en la ficha de su jugador, y desde ahí se salta al minuto exacto. La IA puede mirar el vídeo y proponerte momentos, pero el que decide eres tú.

No se sube ningún archivo: el vídeo se queda donde está
La IA propone; una persona pone el nombre y responde de ello
Nada de valoraciones sobre 100 ni estadísticas inventadas
Si ya etiquetas en Nacsport, se importa el XML y no repites trabajo

Jornada 4 · vs Real Madrid B

Cadete A

01:54 · Pick & roll centralMarcos R. · dorsal 4Acierto

03:45 · Defensa 1c1 y roboMarcos R. · dorsal 4Acierto

05:50 · Repliegue lentoIker M. · dorsal 9A trabajar

07:25 · Propuesta de la IAAtaque al closeout · sin jugador todavíaPor revisar

La IA avisa: no distingue los dorsales del fondo4 cortes

Hecho para el club de formación

Encaja

Club o academia de formación

De 60 a 400 jugadores, varios equipos, una persona en administración y entrenadores que cobran poco o nada. Es el caso para el que está pensado, línea a línea.

Encaja

Programa de tecnificación

Si haces seguimiento fino de cada jugador, evalúas por temporada y traes gente de fuera, aquí tienes cosas que no vas a encontrar en otro sitio a este precio.

No encaja, de momento

Club profesional o polideportivo

Ni club con estructura profesional ni entidad multideporte con diez secciones. El baloncesto está completo; el resto de deportes, todavía no. Preferimos decirlo antes.

Lo que aún no hace

Preferimos que lo sepas ahora y no cuando lo estés usando. Esto es lo que viene, en orden.

En construcción

Permisos comprobados en el servidor

Cada persona ya entra con su correo y su contraseña, y su rol lo decide el club, no una opción de la pantalla. Lo que falta es la última capa: hoy quién ve qué se decide en la aplicación, y queremos que lo decida también la base de datos.

Cobro de la cuota

Hoy se controla quién debe; el cobro se hace fuera. Domiciliación y tarjeta, en camino.

Inscripción desde casa

El formulario ya existe y se usa en el club. Falta el enlace para que lo rellene la familia.

Avisos al móvil

Los mensajes están dentro de la plataforma. Falta que suenen en el teléfono.

Un precio, según el tamaño del club

Starter

49 € /mes

Hasta 100 jugadores

Jugadores, equipos y asistencia
Documentación y recordatorios
Habilitación del staff
Economía y presupuesto

Empezar

Pro

99 € /mes

Hasta 500 jugadores

Todo lo de Starter
Portal de las familias
Licencias federativas
Desarrollo del jugador y crecimiento
Importar desde WhatsApp con IA

Ver la demo

Elite

199 € /mes

Jugadores ilimitados

Todo lo de Pro
Permisos avanzados por persona
Expediente de visado de estudios
Informes y exportación
Soporte prioritario

Hablar

Precios sin IVA. Sin permanencia y sin coste de puesta en marcha.
Los primeros clubes entran con condiciones especiales a cambio de contarnos qué falla.

Lo que preguntan todos los clubes

¿Y quién mete todos los datos?

La pregunta que más nos hacen, y la más justa. Se empieza por lo mínimo: nombre, fecha y equipo. Lo demás se rellena cuando hace falta. Además, la inscripción hace que la ficha nazca completa sin que nadie teclee nada, y puedes pegar un WhatsApp y que la app saque los datos sola.

¿La IA decide cosas sobre mi hijo?

No, y está construido para que no pueda. La IA describe y propone: mira un tramo del partido y te sugiere momentos, o resume los cortes que ha escrito tu cuerpo técnico. Quien decide es siempre una persona, y queda su nombre. Además no produce números —ni valoraciones sobre 100 ni estadísticas—, porque desde la grada serían inventados, y un número inventado sobre un chaval de quince años acaba en una conversación con su familia. Sin el permiso del jugador o de su familia, el botón de analizar vídeo ni se activa.

¿Puede entrar todo mi cuerpo técnico?

Sí. Cada persona entra con su correo y su contraseña, y ve el mismo club, no una copia. Se invita con un código que le pasas tú. Lo importante: el rol lo decide el club, no la persona — un entrenador no puede darse permisos de dirección. Y cada uno ve lo que le toca: el entrenador sus equipos, la familia solo a su hijo.

¿Dónde están los datos de los menores?

En servidores de la Unión Europea. Los datos son del club, no nuestros: nosotros somos el encargado del tratamiento y firmamos el contrato que exige el reglamento. Puedes exportarlos y llevártelos cuando quieras.

Ya tengo un Excel y me sale gratis

Y te funciona, no te decimos que no. La pregunta es cuántas horas al mes cuesta mantenerlo y qué pasa el día que la persona que lo entiende deja el club. Si la respuesta es «poco» y «nada», quédate con el Excel.

¿Se puede ver el certificado de delitos dentro de la app?

No, y es deliberado. Es un dato penal. La persona lo presenta en administración y el club anota únicamente que se ha comprobado, quién y cuándo. Guardar el documento sería crearle un problema al club.

¿Puede ver el entrenador lo que pagan las familias?

No. Cada rol ve lo suyo, y el dinero de las familias no le corresponde a un entrenador. El director puede conceder permisos sueltos a una persona concreta —el entrenador que además lleva la caja de su equipo—, siempre con motivo escrito y fecha de caducidad.

¿Y si dejáis el proyecto?

Tus datos se exportan cuando quieras y son tuyos. Queda por escrito en el contrato. Es una pregunta razonable y nos parece bien que la hagas.

¿Vale para fútbol o para un club polideportivo?

Hoy no. La estructura es multideporte, pero solo el baloncesto está completo: posiciones, categorías y apartados de evaluación. Preferimos decírtelo ahora a que lo descubras en la segunda semana.

El clubordenado

No es una hoja de cálculo con logotipo